Constitución LLC en Delaware paso a paso

Formar una Limited Liability Company es un proceso realmente sencillo, muy similar a la constitución de una IBC. A continuación veremos todos los pasos necesarios, en este caso tomaremos como ejemplo una Delaware LLC, que es una de las más populares.

¿Cómo es el proceso de constitución de una LLC americana?

La formación de la nueva Limited Liability Company comienza con el envío del certificate of formation (certificado de constitución) a la secretary of state o secretaría del estado en el que se quiere constituir la LLC. Normalmente este trámite se realiza por vía telemática. El documento contendrá el nombre elegido para la LLC, el domicilio de su registered office (oficina registrada), su dirección de correspondencia y el propósito para el que se constituye la compañía. 

No es necesario que se defina una actividad concreta, por ejemplo se puede definir como “participar en cualquier actividad de legal”. Normalmente también se incluyen algunos artículos adicionales para establecer los derechos de los miembros de la Limited Liability Company o definir si la empresa tendrá duración limitada o es constituida con carácter de perpetuidad.

A la recepción del certificate of formation la secretaría del estado emitirá un justificante que, además del propio documento enviado, contendrá la hora y fecha de recepción y el número de expediente, el cual es asignado de forma automática, este número llamado business entity file number (número de expediente de la entidad de negocio), es el número de registro con la secretaría del estado y por el que se identifica a la compañía. Con esto concluye la formación propiamente dicha de la Limited Liability Company.

Posteriormente se celebrará el first meeting of the members (primera junta de miembros), durante el cual se eligen los cargos más importantes que gobernarán la Limited Liability Company: managing director o director ejecutivo, el tesorero (treasurer) o el secretario (secretary). Los dos últimos son optativos y se permite que todos los cargos sean desempeñados por una única persona. 

Normalmente, durante esta primera junta también se aprueba el formato de los membership certificates (certificados de membresía), que son el equivalente a las acciones de las corporaciones y que certificarán el porcentaje de participación en el capital de la LLC de cada miembro. Cabe destacar que estos certificados son siempre nominativos. No se admiten títulos al portador como en el caso de una IBC. 

No debemos olvidar que la LLC no es una sociedad offshore propiamente dicha, excepto en los casos en los que se constituye en un paraíso fiscal.

Otras decisiones que se pueden tomar durante la primera junta de miembros es la aprobación del sello corporativo, la resolución para abrir una cuenta bancaria y la aprobación del formato del operating agreement (acuerdo operativo). Todas estas decisiones se recogen en las minutes of the first meeting of the members(minutas de la primera junta de los miembros).

En cuanto al mencionado operating agreement, aunque no es obligatorio, es un documento de suma importancia para la administración de la Limited Liability Company, viene a ser el equivalente a los articles of association en la IBC y su finalidad es regular la manera en la que se llevarán a cabo las operaciones cotidianas de la LLC. Define las responsabilidades y derechos de los miembros y del director ejecutivo. 

La importancia de este documento reside en que ante un juicio o una demanda supone la principal prueba de la separación de bienes y responsabilidades entre la compañía y sus propietarios. Por ello es fundamental que el operating agreement esté correctamente redactado, incluso en el caso de que exista un solo miembro, especialmente si se quiere utilizar la LLC como vehículo para la protección de activos o existen riesgos de contraer deudas, conviene que sea redactado por un abogado experto. 

Conviene asimismo mantener bien documentada la separación de bienes de la LLC y su propietario o propietarios, esto se consigue mediante una contabilidad detallada de las actividades de la compañía (incluso en los casos en los que no sea obligatoria) y formalizando mediante minutas de reuniones las decisiones más importantes. 

Normalmente se realiza al menos una reunión anual y se levanta acta mediante las minutes of the annual meeting of the members (minutas de la junta anual de miembros). Conviene levantar actas adicionales cada vez que sea necesario tomar alguna decisión importante (apertura de una nueva cuenta bancaria, realización de una inversión etc.).

Un trámite que frecuentemente se requiere para las LLC es la solicitud de un Employer Identification Number o EIN (número de identificación del empleador). Es el equivalente corporativo del número de identificación fiscal de los particulares. Es conveniente disponer de un EIN incluso si la compañía no tiene previsto realizar actividades en Estados Unidos, ya que se requiere para diferentes trámites. Así por ejemplo, los bancos lo piden a la hora de abrir una cuenta. Este número se puede solicitar únicamente con fines identificativos y no implica ninguna obligación fiscal. 

En resumidas cuentas, la Limited Liability Company es una entidad muy simple de constituir, ya que requiere de trámites y documentación mínimos. No obstante debe prestarse especial atención a la documentación adicional, con el fin de evitar problemas posteriores.