Constitución de una IBC en Belice paso a paso

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La constitución de una sociedad en Belice es un proceso relativamente sencillo y económico, sobre todo si se compara con la formación de empresas en países en los que todavía es necesaria la intervención de un notario. Los trámites se asemejan bastante a los que se requieren para constituir una sociedad limitada en un país anglosajón. Debido a la distancia y al desconocimiento de la normativa local, lo habitual es recurrir a los servicios de un agente formador de compañías o company formation agent para la constitución, éste a su vez delegará el trámite en un consultor o agente local. 

En teoría también es posible contratar directamente a uno de estos profesionales en la jurisdicción elegida, pero esto normalmente no resulta tan sencillo, ya que a menudo es complicado localizarlos a través de Internet u obtener una respuesta en tiempo y forma. En muchos casos ni siquiera supone un ahorro, ya que las empresas dedicadas a la formación de compañías suelen contar con importantes descuentos por volumen, cuentan además con la ventaja de ofrecer alternativas en diferentes jurisdicciones.

El proceso de constitución de una sociedad offshore (en este caso veremos el de una IBC Belice) comienza cuando el agente local, que recibe el nombre de incorporator o initial suscriber, ya que es el que “suscribe” los primeros documentos, presenta al registrar of companies (registrador de compañías) los dos documentos necesarios para su formación. Se trata del memorandum of association (memorando de asociación) y los articles of association (artículos de asociación).

El Memorandum of Association recoge los datos básicos de la sociedad, como su nombre, su domicilio social, llamado registered office u oficina registrada, y el nombre de su representante local o registered agent (agente residente). Además suelen figurar en él otras informaciones básicas sobre la estructura societaria y accionarial de la empresa.

Los articles of association, a veces también llamados articles of incorporation o by-laws, definen la estructura operativa básica de la nueva sociedad. Regulan asuntos como el poder de los directores, la celebración de juntas anuales o la custodia de cuentas y actas.

Una vez finalizado el proceso de registro, lo que suele durar entre 48 y 72 horas, el registrar of companies emite el llamado certificate of incorporation (certificado de constitución) que da fe de la creación de la nueva sociedad. El proceso de constitución de una sociedad beliceña propiamente dicho, finaliza aquí. Sin embargo son necesarios una serie de pasos posteriores para que pueda comenzar sus operaciones.

Una vez obtenido el certificate of incorporation el incorporator, tendrá que firmar un documento que designe al primer director o si son varios a la junta directiva, llamada board of directors. Este acto se conoce como appointment of first director (nombramiento del primer director). Tiene lugar inmediatamente después de la constitución de una sociedad y es el momento desde el cual cesa el poder del incorporator y queda en manos de los directores (o director) la gestión de la compañía.

Los directores posteriormente celebrarán la primera junta de dirección o first meeting of the directors, durante la cual se tomarán las primeras decisiones corporativas. Se nombrará al presidente o director ejecutivo, llamado managing director, president o chairman, responsable de las operaciones diarias de la empresa. Cuando así se requiera también se designará otros cargos como el secretario (Secretary) o el tesorero (Treasurer), los cuales ejercerán como apoderados de la sociedad. En muchas jurisdicciones es posible que todas estas funciones sean desempeñadas por una misma persona. 

Otras decisiones que se suelen tomar en la primera junta de directores son la aprobación de los articles of association por los que se regirá la compañía, la regulación de las futuras juntas anuales, la aprobación del sello corporativo o corporate seal o la elección del banco en el que se abrirá la cuenta bancaria. Todas estas resoluciones se recogen en el acta o minuta de la junta de directores, llamado minutes of the first meeting of the directors.
Para dar un mayor soporte documental a los nombramientos realizados en el First meeting of the Directors, se suele emitir un certificate of incumbency (certificado de titularidad) que es un documento que confirma la identidad de los apoderados de la compañía, normalmente el director ejecutivo y el secretario (si se cuenta con este cargo). Estos aceptarán su nombramiento por escrito mediante una acceptance of appointment (aceptación del nombramiento). 

Los nombres del director o directores se inscribirán en el llamado register of directors (registro de directores), en el cual figurará el nombre de cada uno, su domicilio y otras indicaciones como nacionalidad o número de pasaporte se entregarán a los socios las acciones o stock certificates, aprobados durante la primera junta de directores y que simbolizarán el porcentaje de participación de cada accionista en la compañía. 

Los nombres de los accionistas se inscribirán posteriormente en el libro de depósito de acciones o stock ledger, en este registro también deberán inscribirse cualquier futuro cambio en la titularidad en el accionariado. 

La emisión y entrega de acciones se formaliza en un documento llamado vesting of shares, con estos documentos queda completada totalmente la constitución de la sociedad IBC. Debemos sin embargo destacar otros aspectos adicionales, que pueden requerir gestiones complementarias.

Características de acciones y accionistas de la IBC Beliceña

La constitución de la IBC beliceña se puede realizar mediante acciones nominativas, es decir, que llevan impreso el nombre del accionista, o con acciones al portador, llamadas bearer shares. Estas últimas son libremente transferibles y cualquier persona que las posea será reconocida como legítimo dueño de la sociedad. Mediante las mismas es posible mantener en secreto la identidad de su propietario.

Otra opción frecuente es la utilización de un llamado accionista fiduciario o nominee shareholder, puede ser cualquier persona de confianza del propietario, pero lo normal es que la función la desempeñe un empleado del agente formador o company formation agent o algún abogado o profesional local designado para ello. Esta figura es empleada para mantener confidencial la identidad del propietario real (que se denomina beneficial owner) en los casos donde no se deseen usar acciones al portador, su uso tenga limitaciones o no esté permitido.

Esta modalidad de constitución requiere firmar un contrato adicional llamado declaration of trust (declaración de confianza), mediante el cual el accionista fiduciario reconoce que la titularidad y los derechos sobre la compañía y sus ingresos pertenecen propietario real o beneficial owner.

Directores fiduciarios beliceños

De nada serviría ocultar la identidad de los accionistas de una sociedad en un paraíso fiscal, si estos después ejercieran como directores. Es por ello que igualmente se puede usar un director fiduciario o nominee director. Al igual que en el caso anterior, se trata de una persona que figura en lugar del propietario real. El director fiduciario beliceño puede desempeñar funciones ejecutivas (firmar contratos, resoluciones, etc.) o ejercer como mero “hombre de paja”.

 

En el segundo caso, las operaciones de la compañía son manejadas por el propietario real. Para ello se redactará un poder notarial o power of attorney, el cual le facultará para poder llevar a cabo todas las operaciones de la compañía.
En cualquiera de los dos casos, el propietario real deberá firmar al director fiduciario un indemnity agreement (acuerdo de indemnización), el cual no sólo desliga a éste de toda responsabilidad en relación a las operaciones de la compañía, sino que también establece la obligación a que se le indemnice en caso de daño económico, legal o de cualquier otro tipo.

Por otro lado, el nominee director firmará una carta de renuncia o letter of resignation sin fecha, que entregará al propietario de la compañía, que puede así hacer efectiva su renuncia en cualquier momento que estime oportuno, de este modo no pierde el control sobre la compañía.

Si bien no es parte del proceso de constitución de la sociedad, cabe mencionar brevemente el llamado certificate of good standing (certificado de buen estado), que es una certificación que emite el registrar of companies para confirmar que una sociedad, una vez constituida, sigue en funcionamiento y se encuentra al día en el pago de su tasa anual. Este documento se utiliza para diversos trámites, como por ejemplo la apertura de una cuenta bancaria que suele requerir el banco cuando la sociedad tiene más de seis meses de existencia.

Como se puede ver el proceso no es complicado, pero es de suma importancia que todos los documentos necesarios estén disponibles y correctamente redactados. De no ser así, posteriormente se podrían producir problemas legales o incluso dificultades a la hora de reclamar la propiedad, es muy aconsejable por ello que el proceso sea llevado a cabo por profesionales.

Certificado de incorporación Belice