la oficina virtual

imágen corporativa global

Una oficina virtual (virtual office) es un servicio de oficina compartida, que permite a empresas extranjeras o a personas que trabajan desde casa, disponer de un domicilio comercial permanente, en un determinado país. 

La oficina virtual ofrece diferentes servicios a sus clientes, que se pueden normalmente contratar por paquetes o módulos, según cada necesidad.   
A continuación mencionamos los principales:

• Servicio de recepción de correspondencia o maildrop.

• Servicio de gestión de llamadas telefónicas en diferentes modalidades: voice mail box (buzón de voz),  call forwarding o call redirecting (reenvío de llamadas) y call answering (recepción de llamadas por operadora).

• Servicio de recepción de fax, normalmente mediante el sistema llamado efax o fax to email.

• Alquiler de oficinas y salas de reuniones por horas.

¿quiénes utilizan una oficina virtuall?

Es muy útil para pequeños emprendedores o personas que trabajan desde casa y que no disponen de suficientes recursos para el alquiler de una oficina convencional. Mediante la oficina virtual, pueden contar con una dirección de correo física en una prestigiosa calle de cualquier ciudad. Además les permite administrar sus llamadas telefónicas de una manera más profesional.

Pueden disponer por unas horas de un despacho o sala de reuniones en un moderno edificio de oficinas, en caso de tener que atender puntualmente a algún cliente. Todo ello por un precio muy inferior al que pagarían por alquilar un despacho propio. En algunos casos incluso es posible utilizar la dirección de la oficina virtual como domicilio social y de registro de la sociedad. Para ello normalmente se fija una placa con el nombre de la empresa en el “lobby” de entrada al edificio.

También empresas pueden beneficiarse de la utilización de una oficina virtual. Pueden establecer una presencia global en diferentes países a cuyos mercados quieren acceder. En una fase inicial es útil contar con un domicilio de recepción de correspondencia y de números de teléfono locales, o incluso de oficinas por horas para entrevistarse con potenciales clientes o realizar selecciones de personal de cara a un futuro establecimiento permanente.

Las oficinas virtuales son además una herramienta fundamental para las sociedades offshore o sociedades no residentes constituidas en paraísos fiscales. Estas empresas no tienen un domicilio físico en su país de constitución y en muchos casos necesitan contar con una dirección de recepción de correo y números de teléfono locales para reafirmar su imagen corporativa.
A menudo establecen también oficinas virtuales adicionales en diferentes ciudades importantes del mundo, ya que esto permite transmitir una imagen de corporación global, además de facilitar la comunicación con los clientes de cada área.

En el caso de las sociedades offshore, la oficina virtual constituye una importante herramienta de privacidad. Permite al propietario de la empresa radicada en un paraíso fiscal, recibir su correspondencia (como por ejemplo extractos bancarios) confidencialmente en la dirección de su maildrop. Este normalmente se encuentra situado en algún centro financiero importante. Desde allí le podrá ser reenviada de manera discreta con la frecuencia y por la vía elegidas.

Así no causará mucha extrañeza a su cartero o a sus vecinos, si usted vive en Dublín (Irlanda) y recibe una vez al mes un sobre neutro desde una dirección de negocios en Londres. Sin embargo dará que hablar si dos o tres veces por semana le llegan cartas con membretes de exóticos bancos e instituciones situados en paraísos fiscales y coloridos sellos de las islas Caimán o las Seychelles.

Debido a los mencionados objetivos de privacidad e imagen corporativa global, las localizaciones más populares para una oficina virtual son sin duda grandes ciudades como Londres, Nueva York u Hong Kong. No obstante, es posible contratarlas casi en cualquier ciudad importante del mundo, o incluso en modernas áreas industriales. Esto último es atractivo para empresas que se dedican a las nuevas tecnologías y les interesa un domicilio en algún parque tecnológico representativo para el sector.

Tipos de oficinas virtuales

Las enfocadas a los negocios locales u onshore
Prestan servicio a pequeños negocios y empresas tradicionales a las que muchas veces sirven de domicilio social. Suelen contar con buenas instalaciones (oficinas y salas de reuniones), ya que sus clientes a menudo necesitan hacer uso de ellas para presentaciones y reuniones. Son muy rigurosas a la hora de comprobar la identidad de sus clientes. 

Las enfocadas a los negocios offshore
Este tipo de oficina virtual está dedicada a gestionar el correo y las comunicaciones de sociedades offshore y de personas que buscan sobre todo privacidad. Suelen ser menos exigentes a la hora de identificar a sus clientes (aunque ya son pocos los casos en los que no se solicite al menos una copia del pasaporte) y manejan los datos personales de una manera más confidencial. En muchos casos no disponen de servicio de oficinas en alquiler, ya que sus clientes suelen llevar a cabo sus operaciones comerciales en otros lugares.

Mixtas
Por supuesto también existen oficinas virtuales que tratan de captar ambos tipos de clientes y por ello cuentan con todos los servicios necesarios. Es el caso sobre todo, de las que se sitúan en grandes centros financieros y de negocios.

¿Cuánto cuesta un servicio de oficina virtual?

Depende mucho de la ciudad elegida, de los servicios contratados y si se hace a través de un intermediario o no. Un simple maildrop en una ciudad popular se puede conseguir más o menos a partir de unos 350 dólares anuales, aunque se encuentran también precios que fácilmente duplican esta cantidad. Los servicios adicionales de recepción de llamadas, fax o alquiler de oficinas pueden no obstante encarecer mucho el producto. Así se pueden llegar a pagar varios cientos de dólares al mes si se contratan todos los servicios. La atención telefónica mediante operadora y el alquiler de oficinas físicas son los servicios más caros. 

Por este motivo, en muchos casos puede resultar más interesante contratar solamente un maildrop y  resolver la cuestión de las llamadas mediante algún servicio de llamadas por Internet o telefonía voip. Existen muchísimas empresas que alquilan números locales en todas las ciudades principales del mundo por muy poco dinero al mes.

En cualquier caso una oficina virtual, que permita gestionar correo y llamadas telefónicas, es un componente fundamental para cualquier sociedad offshore o negocio extraterritorial que se precie. Ya sea para contar con una presencia estable en un país, de cara a actividades comerciales, o simplemente para proteger la privacidad de los propietarios y accionistas de la compañía.

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