constitución de una
sociedad offshore
formación
de
una ibc paso a paso
 La
Constitución de una
sociedad
offshore es
un proceso relativamente sencillo y económico, sobre todo si
se compara
con la formación de empresas en países en los que
todavía es necesaria
la intervención de un notario. Los trámites se
asemejan bastante a los
que se requieren para constituir una sociedad limitada en un
país
anglosajón. Debido a la distancia y al
desconocimiento de la
normativa local, lo habitual es recurrir a los servicios de un agente
formador de compañías o company
formation agent para la constitución de una sociedad offshore.
Este a su vez delegará el trámite en un consultor
o agente local.
En teoría
también es posible contratar
directamente a uno de estos profesionales en la jurisdicción
elegida,
pero esto normalmente no resulta tan sencillo, ya que a menudo es
complicado localizarlos a través de Internet u obtener una
respuesta en
tiempo y forma. En muchos casos ni siquiera supone un ahorro, ya que
las empresas dedicadas a la formación de
compañías suelen contar con
importantes descuentos por volumen. Cuentan además con la
ventaja de
ofrecer alternativas en diferentes jurisdicciones.
El proceso de constitución
de una
sociedad offshore (en este caso veremos el de una IBC)
comienza cuando el agente local, que recibe el nombre de incorporator
o initial suscriber, ya que es el que “suscribe”
los primeros
documentos, presenta al registrar
of companies (registrador de
compañías) los dos documentos
necesarios para su formación. Se trata del memorandum
of association (memorando de asociación) y los articles
of association (artículos de
asociación).
El Memorandum
of Association recoge los datos básicos de la
sociedad,
como su nombre, su domicilio social, llamado registered
office u oficina registrada, y el nombre de su
representante local o registered
agent (agente residente). Además suelen figurar
en él
otras informaciones básicas sobre la estructura societaria y
accionarial de la empresa.
Los articles
of association, a veces también llamados articles
of incorporation o by-laws,
definen la estructura operativa básica de la nueva sociedad.
Regulan
asuntos como el poder de los directores, la celebración de
juntas
anuales o la custodia de cuentas y actas.
Una vez finalizado el proceso de
registro, lo que suele durar entre 24 y 48 horas, el registrar of companies
emite el llamado certificate
of incorporation (certificado de constitución)
que da fe
de la creación de la nueva sociedad. El proceso de
constitución de una
sociedad offshore propiamente dicho, finaliza aquí. Son sin
embargo
necesarios todavía una serie de pasos posteriores para que
pueda
comenzar sus operaciones.
Una vez obtenido el certificate
of incorporation el incorporator
tendrá que firmar un documento que designe al primer
director o si son
varios a la junta directiva, llamada board of
directors. Este acto se conoce como appointment
of first director (nombramiento del primer director).
Tiene lugar inmediatamente después de la
constitución de una sociedad
offshore y es el momento desde el cual cesa el poder del incorporator
y queda en manos de los directores (o director) la gestión
de la
compañía.
Los directores posteriormente
celebrarán la primera junta de dirección o first
meeting of the directors, durante la cual se
tomarán las
primeras decisiones corporativas. Se nombrará al
presidente o
director ejecutivo, llamado managing
director, president o chairman, responsable de las
operaciones diarias de la empresa. Cuando así se requiera
también se
designará otros cargos como el secretario (Secretary) o el
tesorero
(Treasurer), los cuales ejercerán como apoderados de la
sociedad. En
muchas jurisdicciones offshore es posible que todas estas funciones
sean desempeñadas por una misma persona.
Otras decisiones que se suelen tomar
en la primera junta de directores son la aprobación de los articles
of association por los que se regirá la
compañía, la
regulación de las futuras juntas anuales, la
aprobación del, sello
corporativo o corporate
seal o la elección del banco en el que se
abrirá la cuenta
de la empresa. Todas estas resoluciones se recogen en el acta o minuta
de la junta de directores, llamado minutes
of the first meeting of the directors.
Para dar un mayor soporte documental a los nombramientos realizados en
el First meeting of the Directors, se suele emitir un certificate
of incumbency (certificado de titularidad) que es un
documento que confirma la identidad de los apoderados de la
compañía,
normalmente el director ejecutivo y el secretario (si se cuenta con
este cargo). Estos aceptarán su nombramiento por
escrito
mediante una acceptance
of appointment (aceptación del
nombramiento).
Los nombres del director o directores
se inscribirán en el llamado register
of directors (registro de directores), en el cual
figurará
el nombre de cada uno, su domicilio y otras indicaciones como
nacionalidad o número de pasaporte.
Se entregarán a los socios las acciones o stock
certificates, aprobados durante la primera junta de
directores y que simbolizarán el porcentaje de
participación de cada
accionista en la compañía. Los nombres de los
accionistas se
inscribirán posteriormente en el libro de
depósito de acciones o stock
ledger. En este registro también
deberán inscribirse
cualquier futuro cambio en la titularidad en el
accionariado.
La emisión y entrega de
acciones se
formaliza en un documento llamado vesting
of shares. Con estos documentos queda completada
totalmente, la constitución de una sociedad offshore.
Debemos sin
embargo destacar otros aspectos adicionales, que pueden requerir
gestiones complementarias.
Características
de acciones y accionistas
La constitución de una
sociedad
offshore o IBC, se puede realizar mediante acciones nominativas, es
decir que llevan impreso el nombre del accionista, o con acciones
al
portador, llamadas bearer
shares. Estas
últimas son libremente transferibles y
cualquier persona que las posea será reconocida como
legítimo dueño de
la sociedad. Mediante las mismas es posible mantener en secreto la
identidad de su propietario.
Otra opción frecuente es la
utilización de un llamado accionista fiduciario o nominee
shareholder. Puede
ser cualquier persona de confianza del
propietario, pero lo normal es que la función la
desempeñe un empleado
del agente formador o company
formation agent o algún abogado o profesional
local
designado para ello. Esta figura es empleada para mantener confidencial
la identidad del propietario real (que se denomina beneficial
owner) en los casos donde no se deseen usar acciones al
portador, su uso tenga limitaciones o no esté
permitido.
Esta modalidad de
constitución de una
sociedad offshore requiere firmar un contrato adicional llamado declaration
of trust (declaración de confianza) mediante el
cual el
accionista fiduciario reconoce que la titularidad y los derechos sobre
la compañía y sus ingresos pertenecen propietario
real o beneficial
owner.
Directores
fiduciarios
De nada serviría ocultar la
identidad
de los accionistas en la constitución de una sociedad
offshore, si
estos después ejercieran como directores. Es por ello que
igualmente se
puede usar un director fiduciario o nominee director. Al igual que en
el caso anterior, se trata de
una persona que figura en lugar del propietario real. El director
fiduciario puede desempeñar funciones ejecutivas (firmar
contratos,
resoluciones, etc.) o ejercer como mero “hombre de
paja”.
En el segundo caso, las operaciones de
la compañía son manejadas por el propietario
real. Para ello se
redactará un poder notarial o power of
attorney, el cual le facultará para poder
llevar a cabo
todas las operaciones de la compañía.
En cualquiera de los dos casos, el propietario real deberá
firmar al
director fiduciario un indemnity
agreement (acuerdo de indemnización), el cual
no sólo
desliga a éste de toda responsabilidad en
relación a las operaciones de
la compañía, sino que también
establece la obligación a que se le
indemnice en caso de daño económico, legal o de
cualquier otro tipo.
Por otro lado, el nominee director
firmará una carta de renuncia o letter of
resignation sin fecha, que entregará al
propietario de la
compañía, que puede así hacer efectiva
su renuncia en cualquier momento
que estime oportuno. De este modo no pierde el control sobre la
compañía.
Si bien no es parte del proceso de
constitución de una sociedad offshore, cabe mencionar
brevemente el
llamado certificate
of good standing (certificado de buen estado), que es una
certificación que emite el registrar
of companies para confirmar que una sociedad, una vez
constituida, sigue en funcionamiento y se encuentra al día
en el pago
de su tasa anual. Este documento se utiliza para diversos
trámites,
como por ejemplo la apertura de una cuenta bancaria. Se suele
requerir cuando la sociedad tiene más de seis meses de
existencia.
Como se puede ver el proceso de constitución de una sociedad
offshore
en sí no es complicado, pero es de suma importancia que
todos los
documentos necesarios estén disponibles y correctamente
redactados. De
no ser así, posteriormente se podrían producir
problemas legales o
incluso dificultades a la hora de reclamar la propiedad de una
sociedad. Es muy aconsejable por ello que el proceso sea llevado a cabo
por profesionales.
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